Muitas pessoas associam atas com reuniões de condomínio. Nessas assembleias, que costumam durar horas dentro de uma sala, são abordados assuntos que nem sempre são tão relevantes. E no final, é marcada outra reunião para seguir nesse ciclo com pouca produtividade.
Você também acha exaustivo demais pensar em reuniões dessa forma?
Por isso, neste conteúdo vamos te explicar como uma ata de reunião simples pode transformar os seus encontros corporativos, trazendo mais agilidade e produtividade para a rotina de todos. Tenha uma boa leitura!
O que é uma ata de reunião?
Para entender o que é uma ata de reunião, antes de qualquer coisa é necessário apagar aquela imagem antiquada desses documentos.
A ideia de que para fazer uma ata é necessário um caderno enorme de capa preta, que fica em um arquivo escondido em uma sala escura da empresa, cheio de anotações com linguagem que quase ninguém entende, já está no passado.
Hoje, podemos definir a ata de reunião como um documento simples que vai registrar tudo o que foi falado no momento do encontro, possibilitando fazer um monitoramento com os dados que foram levantados e as decisões que foram tomadas.
O que já foi considerado uma ata tradicional, usada principalmente para uma reunião extremamente formal, evoluiu e hoje esse conceito é aplicado na empresa de acordo com a sua realidade e necessidade.
E, claro, sempre seguindo a sua ideia principal: ter um histórico para comprovar todas as decisões tomadas, rastrear informações para a criação de planos de ação e, de fato, tirar os projetos do papel.
Quais empresas precisam de atas de reuniões?
Pensando nesse conceito de ata, se você for um empresário com um número menor de funcionários pode pensar que este não é um documento útil para sua empresa. Porém, isso não é verdade.
No quesito organização, a ata de reunião, seja formal, tradicional ou online, é extremamente importante para todos os segmentos, mesmo os que estão começando.
Ela evita que as reuniões sejam maçantes e improdutivas, estabelece critérios e contribui para uma delegação de tarefas que fica documentada, de forma que cada um sabe qual é a sua função.
Como fazer uma ata de reunião simples?
Como citado no início deste artigo, a ata de reunião que você for fazer para sua empresa, precisa ser alinhada à sua realidade.
Se a sua organização tem uma cultura mais despojada e menos formal, não há nada de errado em encaixar a linguagem da ata nessa vivência.
E citar esse ponto é de extrema importância, pois este é um documento que você e sua equipe precisam entender. Afinal, se não for assim, ele torna-se só mais um registro que será arquivado.
Esse torna-se então o primeiro passo para iniciar a sua ata: a partir das dicas abaixo, crie algo personalizável, para haver conexão entre esse documento e a equipe. Dessa forma, os resultados serão mais assertivos.
Identifique a reunião e os participantes
Sendo uma ata impressa ou online, é importante que esse registro contenha dados que identifiquem essa reunião e quem participou dela.
Especialmente em empresas grandes, quando há divisão de setores e responsabilidades de forma mais clara, alguns detalhes podem fazer toda a diferença na hora da conferência deste relatório.
Então, o primeiro passo é incluir:
- data, hora e local da reunião;
- nome dos participantes e cargo.
Defina os objetivos da reunião
Ao sentar em uma sala de reunião com uma equipe, é necessário ter muito claro o que você espera que essa reunião traga.
Precisa definir as metas para o próximo mês? Nesse caso, é importante ter os dados do mês anterior e falar um pouco sobre eles.
Trata-se do desenvolvimento e implantação de um novo projeto? Então, é fundamental saber quais serão os passos dessa ideia e ter em mãos os dados necessários para a criação de um briefing.
Precisa reestruturar algum ponto da empresa ou de um departamento? As questões já precisam estar separadas, mesmo que for uma discussão mais aberta em que mais pessoas terão a chance de falar.
Ou seja, quão melhor preparada estiver a ata, melhor será. E se você é do tipo que não gosta de perder tempo, essa pode ser a parte mais importante da sua ata de reunião, seja ela online ou impressa.
Delegue tarefas
Outro ponto de atenção em como fazer uma ata de reunião simples é a especificação da delegação de tarefas.
Se for relevante para o seu negócio, a ata pode conter um resumo geral da reunião, com quais pontos foram levantados. Entretanto, é necessário existir um tópico bem claro com a responsabilidade de cada participante.
Por quê? Pois delegar tarefas e registrar em ata é essencial para evitar confusão na hora de lembrar quem ficou responsável pelo quê.
Coloque prazos para execução
Seguindo a mesma linha de raciocínio do tópico acima, a ata de reunião precisa ter os prazos para o desenvolvimento de cada atividade ali estabelecida.
Afinal, do que adianta definir várias questões sem, de fato, colocar uma data para entregar cada uma delas? Sem isso, não é possível ver o resultado final, pois o registro fica muito aberto.
Por isso, mesmo que de maneira simples, é primordial que o responsável por fazer a ata de reunião coloque um prazo em cada atividade, como uma maneira de monitoramento.
Como finalizar uma ata de reunião?
Ao final da reunião, com a ata em mãos, é interessante repassar com todos os participantes aquilo que foi falado para confirmar os acordos feitos ali.
Algumas empresas optam pela versão impressa do documento para que todos assinem, mas a ata de reunião online também é efetiva, e cada participante pode fazer a confirmação do seu recebimento.
Entendeu como fazer uma ata de reunião simples?
Deu para perceber como fazer uma ata de reunião é mais simples do que parece – e muito importante para a organização e planejamento de metas de uma empresa.
A Degravar é especialista em atas de reunião on-line e transcrições.
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